5 نکته مهم برای مدیریت زمان برای معماران

این یک موضوعی است که تقریبا همه معماران با آن درگیرند. با بسیاری از کارها و معماری متمرکز بر کارفرما، بسیاری از معماران تلاش می‌کنند تا زمان خود را به طور موثر تقسیم و مدیریت کنند. اما آیا می‌دانید چند روش ساده مدیریت زمان وجود دارد که ممکن است ذهن شما را به خود جلب کند؟

در این مقاله 5 نکته مهم که در بهتر شدن مدیریت زمان به شما کمک می‌کند جمع آوری شده است.

شما پروژه‌ای را گرفته‌اید و لیست کارهای خود را مرور می‌کنید. شما ظرف چند روز مهلت دارید این پروژه را انجام دهید و آماده انجام کارها هستید. اما قبل از شروع کار، نگاهی سریع به ایمیل خود یا شبکه‌های اجتماعی خود می‌اندازید. در صندوق ورودی خود ایمیلی از مشتری پیدا می‌کنید که درخواست یک بررسی سریع در یک بخش از پروژه را دارد. با خود می‌گویید: “من بلافاصله این کار را انجام میدهم”. “زمان زیادی نمیبرد.”

چند ساعت بعد، سه تماس تلفنی و شش ایمیل دارید، شما با اطلاعاتی که کارفرما درخواست کرده است تغییرات را انجام می‌دهید. اکنون اوایل بعد از ظهر است و شما بدون برنامه ریزی روال معمول را انجام می‌‌دهید. اما شما مجددا یک نگاه سریع به ایمیل و پیام‌های خود می‌اندازید و می‌بینید که کارفرما اکنون از شما می‌خواهد که به درخواست دیگرش نگاهی بیاندازید. دو ساعت بعد، یک تماس تلفنی و سه ایمیل جدید دارید، و شما مجددا باید به پیام‌ها پاسخ دهید و بعد از انجام آنها از شما تشکر می‌کنند.

اکنون اوایل شب است و شما حتی یک کار مفید کامل در لیست کارهای خود انجام نداده‌اید. چند روز دیگر هنوز مهلت دارید و یک مجموعه تغییرات طراحی در کنار شماست که باید به سرعت انجام دهید. به نظر می‌رسد روز مفیدی رو سپری نکرده‌اید.

چگونه می‌توانید از سرنوشت مشابه یعنی بی برنامگی جلوگیری کنید؟ در اینجا 5 نکته اساسی برای مدیریت زمان برای معماران ذکر شده است.

1: زمانبندی خود را به صورت پیشگیرانه چیدمان و مدیریت کنید.

پیشگیرانه بودن نسبت به وقت خود به معنای انتخاب آگاهانه درباره کارهایی است که انجام می‌دهید و مهمتر از همه، آنچه را که انجام نمی‌دهید. این به معنای تمرکز روی کارهای مهمی است که شما با انجام آنها نتیجه مطلوبی می‌گیرید. این نکته به عنوان یک اهرم در زمان‌بندی شما موثر است.

این سنگ بنا و اصول اولیه مدیریت موثر، زمان است. وقت شما به خودتان تعلق دارد. زمان یک منبع محدود است که شما برای داشتن مدیریت موثر به آن نیاز دارید. اجازه ندهید دیگران نحوه زمانبندی شما را تعیین کنند.

البته این نکته گفتنش نسبت به انجام دادن آن آسانتر است، به ویژه هنگامی که رئیس یا کارفرمای شما انتظار دارد کارهای قبلی را حتما انجام دهید. با این حال، تنظیم انتظارات و سازگار بودن به شما امکان کنترل بیشتر کارهای روزمره و به طور کلی زندگی شما را می‌دهد. به وقت خود احترام بگذارید و قطعا دیگران نیز به آن احترام می‌گذارند.

2: عواملی که حواستان را پرت میکند محدود کنید.

اعلان‌های ایمیل و پیام‌های خود را خاموش کنید. حتما، همین حالا این کار را انجام دهید. بعد، تمام وب سایت‌ها و تب‌های مرورگر خود را که مهم نیست ببندید. در آخر، تلفن خود را روی سایلنت قرار دهید یا بهتر از این، آن را خاموش کنید.

شما با ایمیل، تلفن‌های همراه و رسانه‌های اجتماعی، بیشتر از هر زمان دیگری می توانید با افراد تعامل کنید. مشکل این است که اگر اینها را کنترل نکنید، همه این شبکه‌های اجتماعی می‌توانند باعث حواس پرتی شوند.

ما نمی‌گوییم آنها را کاملا کنار بگذارید برای همه این فناوری‌ها زمان و مکان مناسبی وجود دارد. این ترفند حواس پرتی شما را از بابت تلفن همراهتان را کم می‌کند بنابراین می‌توانید کارهای برنامه ریزی شده را انجام دهید.

برای مبتدیان، سعی کنید ایمیل خود را دو بار در روز بررسی کنید یک بار در ظهر و دوباره در ساعت 4 بعد از ظهر. ایمیل یک ابزار ارتباطی عالی و مهم است.

چقدر در طول روز با حواس پرتی کنار می‌آیید؟ موارد بالا را برای مدیریت بهتر زمان انجام دهید.

3: چند کار را همزمان انجام ندهید.

چند کار را به طور همزمان و با کیفیت انجام دادن یک افسانه است. مغز انسان برای انجام همزمان بیش از یک کار طراحی نشده است. وقتی در حال انجام چند وظیفه مختلف هستیم، در واقع داریم تمرکز و زمینه را از یک کار به وظیفه و کار دیگری منتقل می‌کنیم. برای انجام این جابجایی زمان شما به هدر میرود، بنابراین در واقع انجام چند وظیفگی کارایی کمتری به دنبال خواهد داشت.

مطالعات نشان داده است که انجام دو کار به طور همزمان زمان بیشتری خواهد برد ضمن اینکه کیفیت کار شما پایین خواهد آمد.

ترک چند وظیفگی عادت سختی است. یک راه خوب برای ترک عادت این است که حواس پرتی خود را محدود کنید (همانطور که در شماره 2 در بالا ذکر شده است). هرچه حواس پرتی شما کمتر باشد، با تمرکز بیشتری کار را انجام می‌دهید.

مسئله این است که ابزارهای دیجیتال و فناوری‌ها در ایجاد حواس پرتی در کارهای روزمره عالی هستند. در اینترنت، ایمیل و رسانه‌های اجتماعی، همه نوع محتوایی وجود دارد که توجه شما را جلب می‌کند.

در سال‌های قدیم طراحی دستی و بدون وجود تکنولوژی با دقت و ظرافت بیشتری انجام می‌شد. فقط با یک مداد، خطکش t و یک ورق کاغذ ساده، موارد کمی وجود داشت که شما را از انجام کار منحرف کند. آنچه ما نیاز داریم انجام همین متد در دنیای تکنولوژی‌های جدید است.

4: یک گزارش خوب از زمان داشته باشید.

تا به حال متوجه شده‌اید جمعه است و تعجب کنید که چقدر زمان زود برای شما گذشته؟

به مدت یک هفته، تمام کارهایی را که در طول ساعات روز انجام می‌دهید، پیگیری کنید. شما ممکن است از قبل زمان خود را در یک جدول زمانی آماده کنید اما باید ثبت زمان دقیق برای همه کارهایی را که انجام می‌دهید، داشته باشید. و منظور ما همه موارد است. اگر 10 دقیقه صرف بررسی ایمیل کنید؟ آن را در گزارش زمانبندی علامت‌گذاری کنید. 10 دقیقه در آشپزخانه با یک همکار صحبت می‌کنید؟ آن را در گزارش زمان‌بندی علامت گذاری کنید. به دستشویی بروید؟ بله، این نیز وارد گزارش خود کنید. این کار را به مدت یک هفته و دقیق انجام دهید.

از یک دفترچه یادداشت، یا کاغذ بزرگ یا حتی برنامه‌ای مانند Rescue Time استفاده کنید. Rescue Time بسیار عالی است زیرا همه کارهایی را که در رایانه خود انجام می‌دهید ثبت می‌کند. این برنامه برای شما بسیار مفید خواهد بود.

با در دست داشتن این داده‌ها، می‌توانید هفته خود را به طور کامل و با جزئیات تجزیه و تحلیل کنید و بفهمید که وقت خود را کجا می‌گذرانید. نتایج ممکن است برایتان شگفت‌انگیز و تعجب آور باشد.

5- هفته خود را در جدولی طراحی کنید.

ما در همه مقیاس‌ها و حوزه‌ها، از یک ساختمان گرفته تا دستگیره درب، همه چیز را طراحی می‌کنیم. حتی ممکن است برخی از طراحی‌های گرافیکی، وب و مدل‌سازی را انجام دهیم. چرا نباید هفته ایده آل خود را نیز در قالب یک جدول زیبا طراحی کنیم؟

در اصل، مدیریت زمان فقط یک مشکل طراحی است. فقط 168 ساعت در هفته وجود دارد و شما می‌توانید همه چیز را برنامه ریزی کنید. با داشتن یک جدول کارآمد به شما کمک می‌کند آنچه برای شما مهم است را اولویت‌بندی و مدیریت کنید.

برای شروع، لیستی از تمام کارهایی که باید انجام دهید و همچنین کارهایی که می‌خواهید در طول یک هفته به طور معمول انجام دهید، تهیه کنید. با لیست خود کاملاً سازگار باشید. کارهایی را که معمولاً در محل کار یا دانشگاه انجام می‌دهید و همچنین کارهایی را که در زمان خود انجام می‌دهید در آن ثبت کنید.این لیست اساساً سند برنامه٬ریزی شماست.

این موارد را به بخش‌هایی با اندازه معقول و متناسب با مدت زمان مصرف آنها تقسیم کنید. فراموش نکنید که باید حداقل هفت ساعت خواب مفید داشته باشید (هشت ساعت بهترین زمان خواب کامل است در 24 ساعت شبانه روز) و زمانی را برای ورزش و معاشرت با دوستان و خانواده سپری کنید.

این موارد را به گونه‌ای تنظیم کنید که در روز و هفته معمول شما قرار بگیرند.

هدف از این موارد ذکر شده بهره‌وری بالا و داشتن کیفیت مطلوب در انجام کارهای روزمره است.

منبع : www.archdaily.com

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

مقالات

تماس با ما

کلیه حقوق این وب سایت متعلق به آرشیتکت‌سلام است | 1399